Kamis, 16 Oktober 2008

Pengenalan Ms. Excel 2003

Microsoft excel 2003 merupakan versi setelah Microsoft excel 2000, Merupakan suatu program yang berguna untuk menyederhanakan tugas- tugas Akunting, Manajemen Database dan pembuatan grafik. Dalam Modul ini terdiri dari tujuan dan menguraikan kebutuhan pemakai Excel secara umum khususnya untuk kebutuhan guru SMA Negri 1 Purwokerto. Disertai latihan – latihan guna memudahkan bapak / ibu jika belajar sendiri, mudah-mudahan bermanfaat.
 
1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003
2. Bekerja dengan Worksheet dan Workbook
3. Memebuat Rumus – rumus sederhana
4. Mengelola database
5. Mencetak hasil pekerjaan


1. Bekerja dengan Workbook dan Worksheet
Ms. Excel terdiri dari buku kerja (workbook), workbook berisi beberapa lembar woorkseet. Sedangkan worksheet dapat diibaratkan sebagai satu lembar kertas yang sangat lebar, satu file berisi satu workbook.

A. WORKSEET
Terdiri atas :
Kolom : Kolom A sampai dengan IV
Baris : 1 s/d 65536
Cell : Pertemuan antara Baris dan Kolom
  Contoh : cell A1 (kolom A, Baris 1)
Pointer : Penunjuk sel
Range : Kumpulan beberapa Cell
  Cintoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )

B. Jenis Data Pada Excel
 Data teks : data yang tidak mengandung nilai biasanya diawali:
 Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” )
 ‘ (petik tunggal)
 Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi matematika
 Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan)

C. Memindahkan penunjuk sel / gerakan pointer
 Tombol Panah : bergerak antar sel
 PgUp/PgDn : menggulung satu layer keatas/bawah
 Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama
 Ctrl +Home : kembali ke kolom A1
Dan masih banyak sekali tombol – tombol yang lain… untuk itu bapak / ibu silahkan simak dan catat penjelasan instruktur.


D. Bekerja dengan cell
 Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua cara:
 Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan perbaikan.
 Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian ketik ulang pada yang salah tadi.
 Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula bar, kemuadian perbaiki.

 Menhapus isi sel
 Tekan delete pada sel yang akan dihapapus
 Klik kanan pada sel kemudian klik kanan pilih clear contents (gambar 03)
 Memasukan serangkaian Data
Yang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang berurutan misalnya : angka, bulan, tahun dan bias juga sederetan angka berdasarkan contoh yang ada secara otomatis. Dengan menggunakan custom list. Contoh membat urutan bilangan 1, 2 dst
Ketik angka 1 tekan enter
Ketik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian dengan menggunakan fill handle drag kebawah 


Horisontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontal
Vertical : Mengatur posisi data / teks secara vertical
Orientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi kemiringan
Text control : Mengatur posisi data terhadap sel atau rangenya

E. KOLOM DAN BARIS
 Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom
 Sorot sejumlah kolom
 Pilih menu format, pilih column ( lihat gambar 06 )
Widt : dengan lebar tertentu
Auto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebar
Standard Width : berdasarkan lebar standar 
Hide : menyembunyikan kolom
Unhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan pointer mouse pada garis batas antara kolom yang akan diperkecil/diperlebar kemudian drag kekanan, kekilri. Atau juga double klik langsung. 

 Menyisipkan kolom
 Sorot satu atau beberapa kolom
 Klik kanan kemudian insert

 Menghapus kolom
 Sorot satu atau beberapa kolom
 Klik kanan kemudian delete


 Merubah lebar, menyisipkan, menghapus dan menyembunyikan baris satu atau beberapa baris pada prinsipnya sama dengan perintah/langkah-langkah pada kolom.

Untuk latihan tambahkan satu kolom No Telephon pada latihan diatas !!


F. WORKBOOK
File excel disebut karena dalam satu file dapat berisi lebih dari satu worksheet, setiap worksheet didalam excel secara default deberi nama sheet1, sheet2 dst. Kita juga dapat mengganti, memberi warna, mengatur penempatan, bahkan menyembunyikannya… hebat bukan..??? mari bapak / ibu kita coba…

1. Mengganti nama worksheet
Ada tiga cara untuk mengganti nama sheet:
 Doble klik pada sheet yang akan diganti kemudian ganti nama baru
 Sorot sheet yang akan diganti, kemudian klik kanan pilih rename
 Pilih menu format, pilih sheet, klik rename
Silahkan bapak ibu memilih cara yang paling mudah..
2. Memberi warna worksheet
Ada dua cara untuk memberi warna pad asheet
 Sorot sheet yang akan diganti warna, kemudian klik kanan pilih Tab Color
 Pilih menu format, pilih sheet, Tab color
3. Mengatur penempatan/urutan shet
 Tempatkan pointer mouse pada sheet, kemudian drag sesuai dengan keinginan anda. 
4. Menyembunyikan dan menampilakan worksheet
Ada 2 cara untuk menyembunyikan dan menampilkan sheet
 Sorot sheet yang akan disembunyikan, kemudian klik kanan pilih hide, untuk menampilkan pilih Un Hide.
 Pilih menu format, pilih shet, hide dan un_hide untuk menampilkan.
2. Membuat Rumus – Rumus Sederhan

Perhitungan dalam worksheet dapat dilakukan hanya dengan menulis rumus dalam sebuah sel. Apabila rumus yang dibuat lebih banyak dapat dilakukan dengan menyalin sebuah sel rumus ke sel yang lain, untuk tujuan tersebut kita harus membuat sebuah rumus satu saja supaya apabila dicopy memberikan hasil yang benar.

  Contoh sebuah rumus :
=10*5 ( sebuah rumus tetapi tidak bias dicopy)
=A2*5 (sebuah rumus dan bias dicopy )

A. OPERATOR DALAM RUMUS
1. Operator Matematika
 * : Perkalian
 ^ : Pangkat
 / : Pembagian
 + : Tambah
 - : Pengurangan
2. Operator Logika
= : sama dengan
<> : Tidak sama dengan
< : Lebih Kecil
<= : Kurang dari sama dengan
>= : Lebih dari sama dengan 
B. Sifat Alamat sel dalam rumus
1. Relatif : Apabila dicopy akan berubah sesuai posisi kolom dan baris
2. Absolut : Apabila dicopy tetap














C. Menggunakan Function Wizard
Penggunaan fungsi akan sangat membantu bapak / ibu dalam memilih sejumlah fungsi dan argumennya. 
Caranya :
Tempatkan pointer pada sel tertentu kemudian tekan tanda ( = )

D. Beberapa fungsi yang sering digunakan
1. Fungsi statistic
=SUM(RANGE) : menghitung nilai total dalam range
=AVERAGE(RANGE) : menghitung nilai rata-rata dalam range
=MAX(RANGE) : mencari nilai tertinggi
=MIN(RANGE) : mencari nilai terkecil
=COUNT(RANGE) : mencari jumlah data
=SUMIF() : mencari jumlah berdasar criteria tertentu
=COUNTIF() : mencari jumlah data tertentu dengan syarat

2. Fungsi Logika
=If(kondisi;pernyataan benar;pernyataan salah)
=and(kondisi1;kondisi2;…)
=or(kondisi1;kondisi2;…)
=not(kondisi)

3. Fungsi Tabel
Vlookup dan Hlookup
Fungsi membaca table bantu untuk mengisi table utama
=Vlookup(field kunci;range table;kolom ke..;false)
=Hlookup(field kunci;range table;baris ke..;false)
 Field kunci : sel data untuk patokan pencarian dalam table
 Range table : daerah table bantu tidak termasuk judul table
 Kolom/ baris : nomor posisi kolom/baris pada table bantu

4. Fungsi Text
=left(text;jumlah)
=right(text;jumlah)
=mid(text;posisi awal;jumlah)

5. Fungsi Tanggal
=date(tahun;bulan;hari)
=year(data tanggal)
=Month(data tanggal)
=Day(data tanggal)
=now()

6. Fungsi jam
=Time(jam;menit;detik)
=Hour(data jam)
=Minute(data jam)
=Second()




 Print Area : Menentukan range
 Print Title : Menentukan range yang akan selalu tercetak pada setiap halaman (diluar Print Area)
 Row to Repeat at Top : Menentukan baris yang akan dijadikan Print Title
 Column to Repeat at Left : Menentukan kolom yang akan dijadikan Print Title
 Print : Tambah cetakan
 Gridlines : Mencetak garis pembantu
 Notes : Mencetak catatan sel pada akhir halaman
 Draft Quality : Mencetak dengan lebih cepat
 Black and white : Mencetak seluruh obyek dengan warna hitam diatas putih
 Heading Row And Column : Mencetak ke kanan baru ke bawah

 Page Order : Urutan pencetakan
 Down then Over : Mencetak ke bawah kemudian baru sebelah kanan
 Over then Down : Mencetak ke kanan baru ke bawah

1 komentar: